영어 비즈니스 이메일 작성 가이드와 샘플 이메일!

싫든 좋든 미국에서 실무 경험이 있는 사람으로서 영어 비즈니스 이메일 작성법에 대한 팁과 유용한 표현들 그리고 좋은 예시와 나쁜 예시 이메일들을 공유하며 저도 복습하는 마음으로 한번 정리해 봤습니다.

 

저도 아직까지 이메일을 쓰는 건 항상 어렵게 느껴지고 오래 걸리는데요, 제 경험에 비추어보면 잘 쓴 비즈니스 이메일은 표현이 정중하고 깔끔하며 요청과 목적이 명료해야 된다고 생각합니다. 내용과 논리는 부족할지라도 읽는 사람이 보기에 의도와 목적이 불분명하면 '도대체 무슨 말을 하는 거지?'라는 생각이 들게 됩니다. 제가 직장생활을 통해 배운 다음 세 가지만 기억하면 됩니다.

 

• 표현은 정중하게 문장은 간결하고 명료하게 쓴다. (Concise and to the point)
• 구조는, 서론 (결론 & 요청) > 본론 (이유 & 설명) > 끝맺음 (요약 & 정리),으로 계획한다.
• 초안을 작성하고 여러 번 다시 읽고 수정한다.

 

비즈니스 이메일은 문학적 표현을 뽐내는 기회가 아니고 할 말만 하면 되기 때문에 자서전 쓰듯 길고 장황하게 쓸 필요가 없습니다. 그리고 초안은 처음부터 끝까지 대충 작성하고 두세 번 다시 보면서 수정을 하는 게 처음부터 잘 쓰려고 하는 것보다 훨씬 더 빨리 쓸 수 있습니다.

 

 

안 좋은 비즈니스 이메일 예시!

거두절미하고 잘 쓰지 못한 이메일의 전형적인 예시를 한 번 보겠습니다. 어떤 점이 잘못되었나 짚어 보면서 읽어보세요.

 

Hi -

When the service requested by an authorized party exceeds the scope of "general" and "special matters", you can charge on the professional hour basis WITHOUT a separate contract - the work will be approved by us by email.

The standard hourly rates should be in your proposal - general and a discounted rate for us. Any fees and your work result needs to be approved by our Management.

(By the Manager, Dopal Kwak as of Today - We will notify you if the manager of the project changed)

*Please find the attached document you requested
**Please complete the project by May 18th
***Please confirm who is going to be responsible for the project. If you use the same person on more than one project, it could be a minus!

 

제가 생각하기엔 다음 사항들이 부족한 점인 것 같습니다.

 

• 받는 상대의 이름을 쓰지 않았다. 이름을 모르거나 전체일 경우 'Hi Team'같은 좋은 표현이 있다.
• 불필요한 대문자와 밑줄, 대시, 또는 볼드가 있다.
• 문장의 연결성이 부족하다.
• 보충설명의 기능을 하는 주석이 너무 많아 가독성이 떨어진다.
• 표현이 권위적이고 무례하게 느껴진다.

컨설팅 펌과 계약이 성사되고 보낸 이메일 같은데, 이런 이메일을 외국에 있는 클라이언트한테 보내면 나라망신입니다.

 

저라면 위 세 가지 사항을 염두하고 이렇게 쓸 겁니다.

 

Hi Ryan,

I am Dopal Kwak, Manager on the account. Attached is the document requested for the work. Please complete the project by May 18th and send us the list of your team members and their contact info.

If you plan on performing work outside the agreed upon scope per Contract, approval by our Management will be required for any additional scope of work and standard (or discounted, if applicable) hourly rates should apply.

Thanks,
Dopal

 

간결하지만 전달하고자 하는 목적이 명료하다고 생각합니다. 할 말은 그대로 하면 되고 쓸데없는 문장부호를 써서 어디부터 읽어야 되는지 헷갈리게 만들 필요가 없습니다. 주저리주저리 설명할 필요 없이 직설적으로 말하는 게 비즈니스 이메일의 핵심입니다.

 

비즈니스 이메일에 당장 쓸 수 있는 유용한 영어 표현들

다음은 제가 자주 쓰는 유용한 표현들입니다. 부사구를 쓰면 내용이 함축되고 프로페셔널 해 보이는 장점이 있지만 모르면 찾는데 시간을 낭비하지 말고 풀어서 쓰면 되는 게 요령입니다. 다양하고 화려하게 쓸 필요가 없고 메시지만 전달하는 게 잘 쓴 이메일의 특징입니다. 페이지 밑에 예시 이메일에 적용을 해봤으니 자세히 읽어보시면 어떻게 쓰는지 보여드렸습니다.

 

참조나 언급을 할 때

• Per (~에 의하면)
• In regard to, regarding (~에 관해서)
• As discussed earlier (앞서 상의했듯이)
• As for (~에 대해서는)

 

비교할 때

• In relation to (~에 비해서)
• In comparison to, compared to (~와 비교해서)
• In contrast to, contrasting to (~와 대조해서)

 

응답할 때

• In response to, replying to (~에 대한 응답으로)
• In follow up to, following up on (~에 대한 반응으로)
• Our understanding is that (~제가 이해한 바로는)

 

조건을 제시할 때

• Depending on (~에 달려있다)
• On condition (~어떠한 조건에서만)

 

제안이나 권고할 때

• I would like to make a suggestion that we launch the new product this week. ("새 상품을 이번 주에 출시하길 제안합니다")
• I would like to advise ~

 

감사와 안부 인사

• (I) Hope you had a good weekend. (주말 잘 보냈길 바랍니다.)
• (I) Hope you have been well. Hope this finds you well. (그동안 잘 지냈기를 바랍니다.)
• I hope your week is off to a good start. (월요일에 이메일을 보낼 때, 한 주를 잘 보내기를 바랍니다.)
• Happy Friday! (금요일에 이메일을 보낼 때)
• We appreciate your business. (저희와 일해주셔서 감사합니다.)

 

첨부파일 확인을 바랄 때

• Attached is (~가 첨부되었다)
• Please see the attached file. Please see the file in the attachment.
• 'Enclosed'는 '동봉된'이라는 의미로 주로 서면에 쓰임
• 'Please find attached the document.'는 여러 미국 커뮤니티 웹사이트에서도 진부하다는 의견이 있고 개인적으로도 좋아하지 않는 표현입니다.

 

끝맺음을 할 때

• Please let me know if you have questions. (질문 있으시면 연락 바랍니다.)
• Please reach out if you have questions. (위와 같은 뜻)
• Please let me know if you would like to jump on a call to discuss further. (전화로 더 상의하고 싶다면 알려주세요.)
• 'Please do not hesitate'은 부탁하거나 부하직원 입장에서 쓰는 말은 아닙니다.
• 'I will look forward to speaking with you soon.'은 좀 진부하므로 초면이 아니고선 개인적으로 안 쓰는 표현입니다.

 

기타 표현:

• Please confirm upon package's arrival. (서류 도착 시 확인 바랍니다.)
• We are coordinating with your team on this project. (당신의 팀과 협력하여 일하고 있습니다.)
• Sorry for the delay in getting back to you on this. (빨리 답장 못 해서 미안합니다.)
• In progress (진행 중인)
• In celebration of (~를 기념하여)
• As requested (요청드렸듯이)
• Pending, outstanding (아직 결정되지 않은, 미결, 미지불인)
• Hopefully ('희망적으로'가 아니라 '~했길 바라며')
• To sign off (서류 등을 결제하다.)
• To finalize (일을 마무리짓다.)
• Books (회계 장부)

 

영어 이메일 작성 시 중요 팁:

• 제목: 문장을 쓰는 건 피하고 명사로 간단하게 무엇에 관한 이메일인지 말하면 됩니다.
• 인사말: 이름을 알면, 'Hi', 'Hello', 또는 'Dear'. 이름을 모르면 'To whom it may concern' 써도 되나 가급적 피합니다. 'Dear Sir or Madam'도 가끔 봅니다만 이상한 국가에서 오는 돈 보내라는 스팸메일 느낌이 납니다.
• 끝맺음: 그냥 'Thank you, ', 'Regards, '를 쓰며, 검색해보니 'Warmest Regards, '가 많이 나오던데요, 이건 명절이나 새해에 사장이나 인사과에서 휴일 잘 보내라는 전체 공지를 보낼 때 나올 법한 인사말 같은 느낌이 있습니다.

 

 

샘플 비즈니스 이메일

1. 회계장부를 요청하는 상황을 가정하고 써본 예시입니다.

 

Hi Jennifer,

Per the engagement contract signed on June 25th, we will proceed to the initial stage of the project. As discussed earlier on the phone, please send us the following reports.

1) General Ledger and Trial Balance
2) Income Statement and Balance Sheet
3) Realized Gain and Loss and Transaction Report.

As for the requested reports. please send them in Excel format. If you have any questions, please reach out to me.

Thank you,
Dopal

 

2. 받은 자료에서 문제점을 발견했을 때를 가정하고 써봤는데요, 'To push back deadlines'는 마감일을 미루다는 뜻이고 마감일을 앞당기고 싶을 때는 'to move up'이라고 쓰면 됩니다.

 

Hi Emma,

We would like to set up a call to discuss several issues that we found upon initial review. They are as follows:

1) Some discrepancies were found between General Ledger and Trial Balance.
2) Income Statement and Balance sheet do not foot.
3) Realized Gain and Loss Report does not tie to Transaction Report.

Depending on how quickly we resolve the issues above, my team might need to push back the deadline. Also, in response to your question on the standard hourly rates, please see Section A in the attachment. Please let me know your availability today.

Thanks,
Dopal

 

3. '휴가 중입니다' 이메일인데요, 아웃룩이나 기타 이메일 프로그램에서 예약 보내기 설정을 하고 제목은 'Out-of-the office'라고 쓰면 됩니다. 클라이언트한테 전화로 미리 고지를 해두면 답장 못 해서 미안하다는 표현은 굳이 할 필요 없습니다. 정 쓰고 싶다면 'Please excuse any delays in my responses.'라고 쓰겠습니다.

 

Hi Team,

I will be out of the office on vacation from June 25th to July 4th.
Please contact Manduck Kim for any urgent matters.

Thanks,

 

 

기회가 된다면 현지에서 진짜로 쓰이는 표현과 샘플 이메일에 대해 글을 올려보겠습니다.